Tujuan dari
fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi
oleh user dalam memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek.
Ada 3
aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi :
Pertama
Anda harus
memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN).
Kedua
Anda harus
memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.
Jika
keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat
menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan
proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang
berisi rincian menganai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa
biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi).
Tulislah
beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada akhir fase ini.
Pertama,
menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan
user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem
(PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat
memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut.. Kejadian penting pertama
yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh
User dan Tim Proyek.
Selanjutnya,
menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP
merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang
harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang
dibutuhkan untuk setiap langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama
sumber-sumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan
dikeluarkan.
Ketiga
Anda harus
memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL.
Seberapa jauh
perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan ? Ada dua alasan
dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu.
Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap
pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru sebagian kecil informasi yang
kita peroleh dari masalah yang sedemikian luas.
Jika anda
tidak yakin dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah digambarkan secara akurat
dalam dokumen RD, disarankan untuk membagi proyek tersebut menjadi 2 tahap :
Fase Analisis sebagai proyek pertama diikuti dengan fase sebelumnya sebagai
proyek kedua.
Pada saat
pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan ini disebut
PROPOSAL ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL PENGEMBANGAN (Lihat bab
3). Kedua hal ini disebut dengan dua fase proposal. Kejadian penting yang
terdapat disini adalah pembelian proposal oleh user.
KEPUTUSAN MELAKSANAKAN / TIDAK MELAKSANAKAN PROYEK
Setelah
kebutuhan-kebutuhan ditetapkan, langkah berikutnya adalah memutuskan apakah
proyek bernilai untuk dikerjakan atau tidak. Untuk membantu membuat keputusan itu,
suatu studi kelayakan dilakukan untuk menjawab pertanyaan : “Dapatkah sistem
ini dibangun secara teknik ? Sayangnya, tidak semuanya mungkin secara teknik,
sehingga pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab diubah menjadi, “Dengan biaya
berapa sistem dapat dibangun, dan apa keuntungannya ?
Dalam suatu
studi kelayakan kita mempertimbangkan semua penyelesaian masalah teknis yang
mungkin, dan coba untuk memperkirakan biaya dari masing-masing penyelesaian
masalah. Untuk suatu proyek yang berukuran besar, kita mempertimbangkan
keputusan utama mengenai hardware apa yang digunakan, dan apakah akan membuat
atau membeli software. Untuk proyek berukuran kecil sampai menengah studi
kelayakan yang formal tidak perlu ditulis. Biasanya cukup dengan mengangkat
seseorang untuk mempelajari penyelesaian masalah yang mungkin dan menilai
keuntungan-keuntungan.
Perkiraan
keuntungan ini mungkin saja mudah, tetapi seharusnya tidak dipergunakan.
Manajer proyek tidak hanya harus menjawab “Apakah proyek ini secara teknik
dapat dikerjakan ?” tetapi juga menjawab pertanyaan yang lebih penting :
“Apakah proyek ini dapat dikerjakan oleh saya sekarang ?”
Manajer proyek
harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang ada memiliki peluang untuk
sukses, atau proyek tersebut akan mengalami kegagalan disebabkan oleh
terbatasnya sumber-sumber, pengetahuan, atau risiko di luar kekuasaannya. Tidak
terkira proyek-proyek telah gagal secara keseluruhan maupun sebagian, karena
orang mengabaikan tanda-tanda penting dan nyata yang menunjukan kegagalan.
Setiap rencana dipengaruhi oleh risiko.
