Pengertian Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian
aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus
berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih
kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan
merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit,
pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas.
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
Empat aktivitas dasar bisnis yang
dilakukan dalam siklus pendapatan :
1.
Penerimaan pesanaan dari para
pelanggan
-
Mengambil pesanan pelanggan
-
Persetujuan kredit
-
Memeriksa ketersediaan persediaan
-
Menjawab permintaan pelanggan
2.
Pengiriman Barang
-
Ambil dan pak pesanan
-
Kirim pesanan
3.
Penagihan dan Piutang
-
Penagihan
-
Pemeliharaan data piutang usaha
-
Pengecualian : Penyesuaian rekening
dan penghapusan
4.
Penagihan Kas
-
Menangani kiriman uang pelanggan
-
Menyimpannya ke bank
Kebutuhan
Informasi dan Prosedur
SIA harus menyediakan informasi
operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:
·
Merespons
pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.\
·
Memutuskan
apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.
·
Menentukan
ketersediaan persediaan.
·
Memutuskan
jangka waktu kredit yang ditawarkan.
·
Menentukan
harga produk dan jasa.
·
Menetapkan
kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.
·
Memilih
metode untuk mengirim barang.
·
Apakah
contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?
·
Waktu
respons terhadap pertanyaan pelanggan
·
Waktu
yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
·
Persentase
penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
·
Kepuasan
pelanggan
·
Analisis
pangsa pasar dan tren penjualan
·
Analisis
profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.
Tujuan Siklus Pendapatan
Tujuan utama siklus pendapatan
adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan
harga yang sesuai.
Tujuan – tujuan lain :
·
Semua transaksi telah diotorisasikan
dengan benar
·
Semua transaksi yang dicatat valid
(benar-benar terjadi)
·
Semua transaksi yang valid, dan
disahkan, telah dicatat
·
Semua transaksi dicatat dengan akurat
·
Aset
dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
·
Aktivitas bisnis dilaksanakan secara
efisien dan efektif
Ancaman
dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan
Proses /Aktivitas
|
Ancaman
|
Prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan
|
Entri pesanan penjualan
|
1. pesanan pelanggan yang tidak
lengkap atau tidak akurat
|
Pemeriksaan edit entri data
|
2. Penjualan secara kredit ke
pelanggan yang memiliki catt. Kredit buruk
|
Persetujuan kredit oleh manajer
bag. Kredit bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat atas saldo rek.
pelanggan
|
|
3. Legitimasi pesanan
|
Ttd diatas dokumen kertas, ttd
digital dan sertifikat digital untuk e-biz
|
|
4. Habisnya persediaan, biaya
penggudangan, dan pengurangan harga
|
Sistem pengendalian persediaan
|
|
Pengiriman
|
5. Kesalahan pengiriman: barang
dag., jumlah dan alamat yang salah
|
Rekonsiliasi pesanan penjulana
dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis
Pengendalian aplikasi entri data
|
6. Pencurian persediaan
|
Batasi akses fisik ke persediaan
|
|
Penagihan dan piutang usaha
|
7. Kegagalan untuk menagih
pelanggan
|
Pemisahan fungsi pengiriman dan
penagihan
|
8. Kesalahan dalam penagihan
|
Pengendalian edit entri data
Daftar harga
|
|
9. Kesalahan dalam memasukkan data
ketika memperbarui piutang usaha
|
Rekonsiliasi buku pembantu piutang
usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan
|
|
Penagihan kas
|
10. Pencurian kas
|
Pemisahan tugas; minimalisasi
penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan
semua penerimaan
Rekonsiliasi periodic laporan bank
dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas
|
Masalah - masalahpengendalian
umum
|
11. Kehilangan data
|
Prosedur cadangan dan pemulihan
dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
|
12. Kinerja yang buruk
|
Persiapan dan tinjauan laporan
kinerja
|
Prosedur Manual dalam Sistem Pemesanan Penjualan
·
Penjualan Kredit
- Departemen Penjualan
Proses
yang pertama dari penjualan terdapat pada departemen penjualan yang dimana
departemen ini akan mencatat jenis barang dan kuantitas barang dagang yang akan
dipesan oleh pelanggan.
- Departemen Kredit
Pada
departemen ini memiliki proses awal yaitu melakukan transaksi persetujuan yang
dimana dengan melihat kelayakan dari pelanggan dalam hal pembelian kredit
terhadap pelanggan tersebut. Dalam memutuskan sifat / jenis pemeriksaan akan
disesuaikan dengan kondisi nyata pada saat terjadinya penjualan.
- Departemen Pengiriman
Tugas
dari departemen ini adalah mengirimkan barang yang dipesan ke pelanggan. Pada
proses ini, departemen pengiriman menerima surat jalan dan dokumen pengiriman
barang dagangnya. Kemudian departemen ini memberikan dokumen pengiriman beserta
barang yang dipesan kepada pelanggan tersebut.
- Prosedur Gudang
Departemen
penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang 9 stock release disebut
juga tiket pengambilan) dari pesanan penjualan ke bagian gudang.
- Departemen Penagihan
Bagian
Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu
faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan
dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan
kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian
membuat faktur yang sesuai.
- Departemen Pengendalian Persediaan
Departemen
pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk
memperbaruinakun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger).
- Departemen Piutang Dagang
Tugas
dari departemen ini adalah memposting data salinan buku besar pesanan penjualan
ke buku besar tambahan piutang. Sehingga dengan adanya departemen ini akan
memudahkan perusahaan mengetahui seberapa besar piutang yang dimilikinyan dan
mengetahui pelanggan mana yang belum melunasi utangnya.
- Departemen Buku BesarUmum
Pada
departemen ini,semua jenis dokumen akan diberikan dan akan diolah. Data yang
terkait adalah dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen
pengawasan persediaan. Selain itu juga ringkasan rekening dari departemen
piutang. Hal ini dilakukan pada saat penutupan periode pemrosesan.
· Retur Penjualan
Disebabkan oleh beberapa hal,antara lain :
1. Penjual mengirim barang yang salah
2. Barang yang dikirim ternyata
rusak/cacat
3. Barang tersebut rusak pada
saat pengiriman
4. Penjual terlalu terlambat
mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit,
dan pembeli menolak pengiriman tersebut.
Prosedur
retur penjualan :
- Departemen penerimaan barang
Ketika
barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memeriksa dan menyiapkan slip
retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut.
- Departemen penjualan
Saat
menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini
merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang
yang dikembalikan.
- Departemen kredit
Manajer
kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan
atau menolak pengembalian tersebut.
- Departemen penagihan
Staf
penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit
tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra.
- Departemen pengendalian persediaan
dan piutang dagang
Staf
pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo
kredit ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan.
- Departemen buku besar umum
Staf
departemen umum menerima voucher journal dari departemen penagihan dan
pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang.
· Penerimaan Kas
· Prosedur ruang penerimaan dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama
dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang
diperlukan untuk akun pelanggan.
· Departemen penerimaan kas
Kasir meverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek
dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari
ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada
proses ini.
· Departemen piutang dagang
Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan
permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang
dagang.
· Departemen buku besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher
jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen
piutang dagang.
· Departemen kontroler
Secara berkala(mingguan atau bulanan), staf dari departemen
kontroler mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini :
1.
Salinan dari daftar permintaan
pembayaran
2.
Slip setoran bank yang diterima dari
bank
3.
Voucher jurnal dari departemen
penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
·
Laporan keuangan yang dicatat :
- Jurnal khusus (jurnal penjualan,
jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat memo kredit)
- Buku pembantu piutang dagang
- Buku pembantu penjualan.
- Buku besar
·
Kategori file :
1.
File pesanan penjualan terbuka
Adalah
file pesanan pelanggan yang belum terpenuhi
2.
File referensi data harga
Adalah
daftar harga setiap barang dagangan
3.
File sejarah penjualan
Adalah
file dari transaksi penjualan yang sudah selesai
4.
File laporan pengiriman
Menyebutkan
barang – barang yang dikirim untuk periode tertentu
5.
File memo kredit
Salinan
dari memo kredit yang telah dibukukan kea kun pelanggan.
Prosedur
Berbasis Komputer dalam Sistem Pemesanan Penjualan
Prinsip pembukuan pada sistem
berbantuan komputer sama dengan sistem manual. Komputer berfungsi untuk
mengotomatisasikan pekerjaan manual dan untuk memungkinkan penyajian laporan
secara lebih cepat, lengkap, dan terpercaya. Pada sistem berbantuan komputer
arsip pembukuan dalam bentuk file atau data-base. Data base adalah kumpulan
file.
·
Kategori – kategori file :
- File transaksi (transaction file),
file ini berisi data transaksi tertentu, misalnya transaksi penjualan,
penerimaan kas, dan retur penjualan. Data pada file transaksi digunakan sebagai
basis pemutakhiran file induk (master file).
- File induk (master file), file ini
berisi data lengkap setiap pelanggan dan tersedia untuk seluruh pelanggan.
·
Mengotomatiskan Pemrosesan Pesanan
Penjualan Dengan Teknologi Batch
- Pemasukan data
Proses
ini dimulai dengan diterimanya sekumpulan dokumen pemberitahuan pengiriman dari
departemen pengiriman. Dokumen ini merupakan salinan dari pesanan dari
penjualan yang berisi informasi tentang jumlah unit yang dikirimkan dan
informasi mengenai pelanggan.
- Pengeditan
Sistem
penjualan batch dilakukan secara berkala. Bergantung pada volume transaksi dan
kebutuhan akan informasi terbaru, hal ini bisa dijalankan satu kali saja pada
hari kerja atau beberapa kali per hari.
- Prosedur pembaruan
Proses
pembaruan akses langsung dengan menggunakan data percontoh. Mulai dari bagian
atas file pesanan penjualan yang diedit, program pembaruan memasukkan transaksi
pertama ke record buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang dengan
menggunakan kunci sekunder(nomor persediaan dan nomor akun) untuk mencari
record yang sesuai secara langsung. Record transaksi dicatat dalam jurnal, dan program
kemudian pindah ke transaksi selanjutnya dan mengulangi proses ini.
·
Rekayasa Ulang Pemrosesan Pesanan
Penjualan dengan Teknologi Real-Time
- Prosedur Pemrosesan Transaksi
§ Prosedur penjualan
Pada
pemrosesan secara real time, staf penjualan menerima pesanan dari pelanggan dan
memproses setiap transaksi secara terpisah pada saat itu.
§ Prosedur pergudangan
Terminal
komputer staf pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang
akan dikirim secara elektronik.
§ Departemen pengiriman
Staf
pengiriman mencocokkan barang, dokumen pengeluaran barang, dan slip pengepakan
yang dibuat oleh terminal komputer.
- Kelebihan Pemrosesan secara real
time
§ Pemrosesan rel-time akan sangat menyederhanakan siklus kas
perusahaan.
§ Pemrosesan real-time dapat memberikan perusahaan keunggulan
bersaing di pasar
§ Prosedur manual cenderung menghasilkan kesalahan
administrasi, seperti kesalahan pada nomor akun, nomor persediaan yang tidak
valid, dan kesalahan dalam perhitungan harga.
-
Prosedur Penerimaan Kas Otomatis
§ Ruang penerimaan dokumen
Ruang
penerimaan dokumen memisahkan cek dengan permintaan pembayaran dan menyiapkan
daftar pembayaran.
§ Departemen penerimaan kas
Staf
penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip
setoran.
§ Departemen piutang dagang
Staf
departemen piutang dagang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan
daftar pembayaran.
§ Departemen pemrosesan data
Pada
akhir hari kerja, program batch mencocokkan voucher jurnal dengan file
transaksi penerimaan kas dan memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan
akun pengendali buku besar umum.
Transaksi dan Dokumen
Transaksi
|
Dokumen
|
Penjualan
Kredit
|
Pesanan
penjualan (sales order)
|
Nota
pengiriman (shipping notice)
|
|
Faktur
penjualan (sales invoice)
|
|
Penjualan
tunai
|
Nota penjualan
(sales ticket)
|
Penerimaan
kas
|
Bukti
pembayaran (remittance advise)
|
Retur
penjualan
|
Memo
kredit (credit memo)
|
Potongan
piutang
(Sales
allowance)
|
Memo
kredit (sales allowance adalah pengurangan terhadap piutang karena adanya
barang rusak tanpa pengembalian barang)
|
Penghapusan
piutang
|
Memo dan
daftar umur piutang (memo and aged accounts receivable trial balance)
|
Aplikasi Siklus Pendapatan
1. Sistem Penagihan Piutang
- Postbilling system, dalam sistem ini
faktur penjualan dibuat setelah diperoleh konfirmasi bahwa barang telah
dikirimkan. Sistem ini umum digunakan pada perusahaan manufaktur, di mana
sering terjadi selisih waktu antara penerimaan order penjualan dengan
pengiriman barang
- Prebilling system, dalam sistem ini
faktur penjualan dibuat (tetapi tidak dikirimkan) setelah order penjualan
disetujui (misalnya setelah kredit disetujui dan barang tersedia). Persediaan
barang dagangan, piutang dagang, dan buku besar dimutakhirkan bersamaan dengan
pembuatan faktur.
2. Sistem Piutang Dagang
Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak
perusahaan sebagai akibar dari timbulnya transaksi penjulan secara kredit.
Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang, yaitu :
-
Pemrosesan akun terbuka
Dibuatkan
catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang
diterima, dicocokkan ke faktur – faktur yang belum dilunasi.
-
Pemrosesan saldo
Nota
– nota pelanggan dibebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke
faktur – faktur pelanggan.
Pengolahan
piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalamsuatuperusahaan.
Perusahaan bidang keuangan skala besar baik ituasuransi atau perbankan dapat
memiliki rekening piutang terpisah yangsangat besar jumlahnya. Terkadang timbul
kendala permrosesan dalam halwaktu, sehingga tidak jarang perusahaan
menggunakan kebijakan rencanapenagihan bersiklus (cycling billing
plan), dimana arsip piutang dagangdipisahkan baik itu secara alfabet
atau nomor rekening. Penagihan piutangdilakukan secara bertahap, misalnya dalam
1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4periode penagihan. Sehingga kebijakan ini
secara tidak langsung jugamempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan.
Karena biasanyapelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah
menerima surattagihandari perusahaan.
3. Retur dan Potongan Penjualan
Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian
barangyang telah dijual.Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakanbarang,
penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlahbarang yang diretur atau
dikembalikan akan mengurangi jumlahtransaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau
pengurangandinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan
harusditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya departemen
kredit.
4. Penghapusan Piutang dagang
Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang
sudahjatuh tempodan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain
yangmungkin bisa dilakukanagar penghapusan piutang tidak terjadi misalnya
adalah dengan surat peringatan,surat tindak lanjut atau agen penagihan.
Laporan
Siklus Pendapatan
Sistem aplikasi dalam siklus
pendapatan menghasilkan tiga jenis laporan,yaitu :
·
Laporan control
Sistem akuntansi menghasilkan laporan control selama sistem
itu memproses perubahan ganda terhadap suatu file. Laporan control mungkin
membuka transaksi, jumlah total atau sejumlah transaksi atau daftar perubahab
yabg dibuat selama pemeliharaan file.
·
Daftar
Adalah daftar semua transaksi dari jenis tertentu yang
diproses selama periode pemrosesan tunggal. Daftar merupakan komponen yang
penting pada system akuntansi sebab daftar itu menyediakan audit yang dimana
daftar itu mengijinkan auditor untuk menghubungkan transaksi catatan dokumen
dengan neraca rekening buku besar umum yang meringkasnya.
·
Laporan khusus
Dibagi menjadi 4, yaitu :
1. Laporan pelanggan
Laporan
pelanggan merupakan daftar dari semua transaksi pada rekening pelanggan selama
periode waktu tertentu. Banyak perusahaan mengirim rekening pada masing –
masing pelanggan aktif secara bulanan. Hal ini menunjukkan penjualan yang
ditujukan pada pelanggan, karena rekening terakhir, pembayaran yang diterimadan
keseimbangannya masih dimiliki oleh pelanggan itu.
Rekening
bulanan memiliki 2 manfaat, antara lain :
- Rekening itu memungkinkan para pelanggan
untuk memonitor transaksi dalam rekeningnya. Hal ini mungkin membuka kesalahan
atau ketidakteraturan yang dideteksi oleh prosedur control dalam sistem
akuntansi.
-
Rekening itu mengingatkan pelanggan
supaya membayar rekeningnya lebih cepat.
2.
Neraca percobaan piutang tersimpan
Merupakan
daftar semua pelanggan dan keseimbangan yang mereka miliki pada tanggal
tertentu. Ketika neraca percobaan tersimpan, masing – masing saldo pelanggan
dikategorikan menurut berapa lama hal ini ada.
3.
Daftar pengiriman uang
Suatu
daftar pengiriman uang menjumlahkan semua arus dan cek yang diterima selama
satu hari. Hal ini menjadikan control total atas tanda terima kas, mencegah
pencuri, dan menjadikan yakin bahwa tidak ada tanda terima yang hilang sebelum
dikreditkan terhadap rekening pelanggan.
4.
Laporan analisis penjualan
Dari
file akuntansi yang ada dalam siklus pendapatan, aplikasi analisis penjualan
menghasilkan berbagai laporan kinerja manajemen. Dan aplikasi analisis ini
meringkas pendapatan penjualan, harga, batas keuntungan oleh pelanggan,
produksi, pelayanan penjualan, atau oleh wilayah penjualan. Laporan analisis
juga memungkinkan manajemen marketing untuk mengevaluasi keuntungan produksi,
kinerja personel penjualan atau akibat dari iklan atau promosi khusus.
0 komentar:
Posting Komentar